職場等で新しい作業をするとき、手順書を使って作業をすることってありますよね。
ですがせっかく手順書があるのにいまいちわかりづらい、、
っていうか、さっぱり頭に入ってこなくてわからないってこともあるかと思います。
自分はそんな経験何度もしてきました。
確かに手順は書いてある、でもそれを読む人が手順書を見てもわからなかったり理解できなかったら意味がないですよね。
今回はそんな手順書について、簡単に「わかりやすい手順書の書き方」のコツを紹介したいと思います。
IT業界で約20年仕事をし、何度も手順書を書いてきましたのでお役に立てると思います。
わかりやすい作業手順書の書き方①：文章は短く、箇条書きに！
まずは文章について。
極端ですが悪い例ですと、
といったような長い文章。
書いてあることは理解できますが長いですよね。
文章が長いと途中まで読んで確認し、また続きから読み直して確認する。
そういったことを繰り返すと、どこまで読んだかわからなくなります。
ですので以下のように短く切って箇条書きにするとわかりやすくなります。
上記の悪い例を短く切って箇条書きにしてみると、
②xxxxをする
③〇〇〇をする
となります。
こちらの方がやることが１つ１つ手順ごとにわけられて、どこまでやったかもわかりやすいですよね。
もし作業を誰かに引き継いてもらう時も
「手順の②まで終わったから③からお願いします！」
といったように説明しやすいですのでとても便利です。
わかりやすい作業手順書の書き方②：画像で分かりやすく！
文章を短く切ってもやはり限界はあります。
例えば以下のような手順。
「Yahoo！Japan」での検索方法を手順として書いてみました。
②テキストボックスの左にある「検索」ボタンをクリック
ほとんどの人は「Yahoo!Japan」の検索方法はわかると思いますが、文章だけにするとわかりにくくありませんか？
そしてもし画面を見たことがない人は文章だけだと正直「？」ってなると思います。
そこで画像をつけると
②テキストボックスの左にある「検索」ボタンをクリック
引用元:https://www.yahoo.co.jp/の検索入力部分より
こんな感じで、どこのことを説明しているのか見た目でわかるので理解しやすくなりますよね。
画像を付け足すのは手間がかかり地味に大変なのですが、後で誰かに質問されるような手順書では意味がありません。
ですのでここは手間を惜しまず画像を使って『わかりやすい』手順書にしましょう！
わかりやすい作業手順書の書き方③：繰り返しは表でまとめることもできる！
繰り返しで手順を説明したい時ってありますよね。
以下の例ですと、
②「戻る」をクリックして検索画面へ戻る。
③「書き方」と入力してして検索する。
④「戻る」をクリックして検索画面へ戻る。
⑤「やり方」と入力して検索する。
⑥「戻る」をクリックして検索画面へ戻る。
⑦「繰り返し」と入力して検索する。
⑧「戻る」をクリックして検索画面へ戻る。
1つ1つ丁寧に手順を書いているので上から順に実施すればミスは少なくなります。
が、繰り返しの手順となりますので読み間違いをする可能性がありますよね。
文章は人によってはとらえ方が違うので誤解を生み、ミスの原因になったりするので余計なことは書かずに短くまとめることはとても大事。
そんな時はこんな感じにすると見やすくまとめることができます。
①検索画面で「表にある検索キーワード」をそれぞれ入力し検索する
②検索結果画面で「戻るボタン」をクリックする
| 検索キーワード | |
| ① | 手順 |
| ② | 書き方 |
| ③ | やり方 |
| ④ | 繰り返し |
このように文章は最低限に留めて表を作ってしまえばスッキリまとめることができますよ。
これ以外に図などで表せるなら図を入れたりと、文章以外に視覚的にわかるようにすることが大事です。
わかりやすい作業手順書の書き方：まとめ
今回は簡単にできる手順書の書き方について紹介しました。
手順書は簡単で読んだ人が理解できないと意味が無いので、わかりやすく無いといけません。
わかりやすい手順書を作っておけば手順書について後々いろいろ質問されることがなくなるので、自分のためにもなります。
そう、わかりやすい手順書は作る側にも読んで作業を進める側にもいいことばかりですので、手を抜かずしっかりわかりやすいものを作りましょう！
また、手順書には画像もあった方がより分かりやすくなりますので、PC画像を簡単に加工して資料に使いたいという人はこちらの記事もおすすめです！ ⇒ こちら！
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